מודל אוטומטי לקליטת חשבוניות ספקים במערכות גדולות 

מודל אוטומטי לקליטת חשבוניות ספקים במערכות גדולות
מאת רו"ח יורם שיפר *

החברה הלאומית לאספקת מוצרי צריכה ביתיים (להלן החברה) החליטה לערוך סקר על תפקוד מערכת הנהלת החשבונות שלה המתנהלת בתוכנת סאפ.
מערכת זו קולטת בין השאר כ - 10,000 חשבונות ספקים מידי חודש . מחלקת הספקים כוללת מנהל מחלקה ועוד 7 מנהלי חשבונות.
הסקר מצא שפעולת קליטת חשבונית מס אחת מספק אורכת כ 6 עד 7 דקות - קבלת החשבונית , איתור הספק , איתור הפרויקט אליו שייכת החשבונית ועוד, הנ"ל אינו כולל את המנהלה סביב פעילות המחלקה.
כמובן שכל הפעילות שלאחר קליטת החשבונית - בדיקת מחירים , השוואה להצעה העברה לתשלום ועוד - מתנהלת לאחר קליטת החשבונית למערכת וזו, עוברת בצורה ממוחשבת בין המחלקות השונות עד לביצוע התשלום בפועל.
מנהל החשבונות הראשי החליט על צעדי התייעלות וחסכון - הוא קיבל החלטה לבצע את קליטת חשבוניות הספקים באופן אוטומטי מבלי צורך לקבל את המסמך באופן פיזי - אלא לקבלו באופן אלקטרוני היישר לתוך מערכת הנהלת החשבונות. רק לאחר קליטתו האלקטרונית - יחל המסע אל התשלום , החשבונית תעבור במחשב בין המחלקות השונות כמו קודם , אבל , כאמור , הקליטה תהייה על ידי כך שכל 10,000 החשבוניות יגיעו אל החברה היישר למערכת הנהלת החשבונות במייל - החשבוניות יכללו חתימה אלקטרונית על פי חוקי המס התומכים בכך , כך שאין צורך להדפיסן על גבי נייר וניתן לשמור אותן במדיה האלקטרונית במערכת הנהלת החשבונות ( עוד צעד קטן בדרך אל ה"משרד ללא נייר").
מנהל החשבונות העלה את הצעתו למנהל הכספים , וביחד החליטו על יישום פעולה זו.
החברה פנתה אל ספקיה והודיעה להם על צעד זה - "על כל הספקים לשלוח לחברה חשבוניות מס אלקטרוניות כקובץ XML במבנה נתון הכולל את הקידוד הרצוי בגין כל סעיף הוצאה, כך תיקלט החשבונית היישר אל סעיף ההוצאה המתאים מבלי צורך לטפל ידנית בקליטה וברישום פקודת היומן בהנהלת החשבונות".
חלק גדול מהספקים , אשר איננו ערוך למשלוח חשבונית במייל - הן מבחינה טכנית והן מהסיבה כי החוק אוסר על משלוח חשבוניות במייל ללא חתימה אלקטרונית - התרעם על צעד זה בטענה כי אין באפשרותו ליישם את הדרישה הזו.העלות ליישום בקשה זו גבוהה שכן , הטמעת חתימה אלקטרונית על גבי מספר קטן של חשבוניות הנשלחות מהספקים רק אל החברה, לא משתלם הואיל וכל אחד מהספקים שולח מספר מצומצם של חשבוניות לחברה ואין טעם להטמיע מערכת זו בשל העלות גבוהה.
את הפתרון לבעיה זו סיפק האתר WWW.INVOICE4U.CO.IL המאפשר משלוח חשבוניות במייל לכל אחד גם אם הוא מפיק כמות מצומצמת של חשבוניות.
הספקים פתחו חשבון משתמש באתר רק לצורך הפקה ומשלוח חשבוניות לחברה מבלי כל קשר לשאר הפעילות מול לקוחות אחרים. אחת לחודש , מועברות החשבוניות שהופקו במערכת זו אל הנהלת החשבונות והמערכת הזו משמשת מעין פנקס חשבוניות נוסף המיועד לשימוש אך ורק להפקת חשבוניות לחברה ואולי לחברות אחרות אשר יבקשו בעתיד חשבוניות במייל.
סוף דבר - תוך 30 החלו הספקים לשלוח לחברה חשבוניות במייל ולעמוד בדרישות החברה.



המהלך חסך לחברה כוח אדם של מספר מנהלי חשבונות שהופנו לעבודה במחלקות אחרות ויצר חסכון כספי בעלות שנתית של כ 250,000 ?.


* רו"ח יורם שיפר הינו מבעלי האתר להפקת חשבוניות באינטרנט WWW.INVOICE4U.CO.IL